vbuntv
Anmeldungsdatum: 3. Mai 2022
Beiträge: 69
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Hallo Forum, ich bin bisher leider nicht fündig geworden und hoffe ihr könnt mir ein paar Tips geben. Ich bin Kosmetikerin und suche eine entsprechende Software, um primär folgende Aufgaben zu bewältigen: - Kundenakten in denen ich Details zu jedem Kunden hinterlegen kann, auch über die Historie der einzelnen Behandlungen mit eingesetzten Produkten, Infos usw. - kein Cloud-Dienst der irgendwo öffentlich bei Fremdpersonen-/Firmen gehostet wird und man eine Internetanbindung benötigt. Hierfür gibt's natürlich etliche Lösungen, die im Internet angeboten werden aber ich möchte keinen Bezahldienst und auch keinen Clouddienst nutzen. Geduldete Ausnahme wäre, dass man sich selbst den Server bei sich zu Hause (oder auf dem Notebook) als standalone Applikation installieren kann. Also quasi sowas wie Nextcloud, das ist in Ordnung da die Daten alle bei mir privat liegen würden und nicht auf fremden Servern. - Termin- und Kalenderplanung ist natürlich Voraussetzung für dieses Gewerbe. Gekoppelt mit den Kundenkarteikarten wäre das optimal. - es wäre toll, wenn ich Inventarverwaltung hätte wo ich quasi meine gesamten Produkte in der Bestandsliste eingeben kann. So dass man auch eine Übersicht bekommt, dmait man rechtzeitig die jeweiligen Produkte nachbestellen kann. - Rechnungserstellung, Mahnungswesen wäre auch nicht schlecht, muss aber nicht unbedingt sein. - Wenn es Möglichkeiten gäbe, damit man auch plattformübergreifend auf die Daten zugreifen kann (siehe oben zweiter Punkt, Serverinstallation) dann wäre das wirklich super. So dass ich quasi mit meinem Tablet oder Handy ebenfalls auf die Daten zugreifen könnte. Kennt jemand so etwas in der Art? Es muss ja nicht unbedingt branchenspezifisch sein, vielleicht gibt es solche Lösungen aus ähnlichen Branchen wie Friseure, Physiopraxis, oder ähnliche ... Freue mich auf eure Tips und danke allen ganz herzlich im voraus!!!
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ChickenLipsRfun2eat
Anmeldungsdatum: 6. Dezember 2009
Beiträge: 12067
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Hallo! Als halbwegs freie OpenSource - Komplettlösung zum Selbsthosten fällt mir dazu spontan nur https://dolibarr.org ein, du könntest aber auch was anderes zweckentfremden, wie bspw. das freie GNU Health (Wiki). Ich weiß nur nicht, ob das etwas zu umfangreich und wie groß dein Unternehmen ist. Welche Software und welches Betriebssystem setzt du denn bisher ein?
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vbuntv
(Themenstarter)
Anmeldungsdatum: 3. Mai 2022
Beiträge: 69
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Hallo und danke für deine Hilfestellung. Bisher gar nichts, fange erst damit an 😛 also ziemlich klein. Was ich bisher gefunden habe war
https://www.cituro.com/beauty-software#bookingwidget aber das wird bei denen gehostet mit monatlichem hohen Beitrag. Ich suche etwas Kleines, kompaktes, kann es gerne auch selbst hosten auf eigenem Server. Bin bisher aber leider nicht fündig geworden. Und das meiste was da draußen angeboten wird es nur für Windows.
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ChickenLipsRfun2eat
Anmeldungsdatum: 6. Dezember 2009
Beiträge: 12067
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Gar nichts ist wenig^^ Hast du denn bereits einen eigenen Server? Laufen da schon passende Dienste? Wenn du gerade anfängst, brauchst du ja nicht wirklich eine solche Software. Da reichen ja je nach Arbeitsweise kleine Helfer. Kalender, Kundenkartei, Notizen kannst du in der normalen Adressverwaltung ja schon abdecken. Aber es gibt natürlich auch andere Dienste. Schau mal unter ERP hier im Wiki. Fakturama könnte etwas für dich sein.
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hakel2022
Anmeldungsdatum: 21. Februar 2022
Beiträge: 2280
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Um welche Dimensionen geht es hier eigentlich? Zugriff über mehrere Geräte, Multiuser, Anzahl Kunden etc. etc. Selbst mit dem simplen Lightning kann man schon viel erreichen, wenn man die Kalender sinnvoll aufspaltet und dann Abos an die Nutzer verteilt. Wichtig ist, daß man das System beherrscht und nicht umgekehrt! ☹
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shiro
Anmeldungsdatum: 20. Juli 2020
Beiträge: 969
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Hallo vbuntv, ich wage jetzt mal einen anderen Ansatz als der Einsatz einer komplexen Branchenlösung. Eine bekannte Kosmetikerin hat nur ein paar hundert Kunden und kann sehr gut mit einem bestehenden Mail/Kalender/Kontakt Programm diese Aufgabe lösen (bitte nun kein Aufschrei der Entrüstung). Ein Beispiel mit Evolution:
Die Kundendaten werden bei den "Kontakten" hinterlegt. Über den Reiter "Notizen" können je Kunde individuelle Informationen hinterlegt werden. Über die Zuordnung von "Kategorien" zu den Kunden, Termineinträgen usw kann man bel. Zuordnungen (z.B. Behandlungen, eingesetzte Produkte) machen. Automatische Wahlhilfe beim Telefonieren usw ist auch machbar. Termin- und Kalenderplanung wird über den Kalender gemacht. Im Kalendertext kann man nicht nur eine Dokumentation der Behandlung eintragen sondern auch die bereits erwähnten "Kategorie" zur Klassifizierung einsetzten. Wenn man mehrere Mitarbeiter hat, kann man je Mitarbeiter einen eigenen Kalender nutzen und hat so je nach Wunsch die Terminauslastung der einzelnen Mitarbeiter oder eine farbliche Gesamtübersicht. So die Kunden über eine Mailadresse verfügen ist auch eine "Termineinladung" mit Status (geplant, zugesagt, mit Vorbehalt usw) möglich. "Rundschreiben" lassen sich über Mailing Aktionen an definierte Interessenten (Mailingliste siehe auch "Kategorie") recht leicht umsetzen. Aufgaben, die nicht einem Termin zugeordnet werden sollen, lassen sich genauso verwalten wie allgemeine Notizen, die sich mit den bereits erwähnten "Kategorien" attributieren lassen.
Ein Rechnungs-/Mahnungswesen ist dabei natürlich nicht integriert. Das Programm kann man komplett lokal auf einem Desktop oder Server-basiert (eigener oder zugemieteter Server) laufen lassen. Wenn die verwendeten Tablets/Smartphones mit der Datenbasis synchronisieren, stehen diese auch auf den lokalen Geräten zur Verfügung und eignen sich für Rückmeldungen, die im zentralen System automatisch eingepflegt werden. Es wird bei dieser "Lösung" bestehende Technologie eingesetzt (als nichts Neues aufzusetzen und zu lernen). Allerdings handelt es sich auch nicht um eine Branchenspezifische Lösung, die alles abdeckt. Für eine kleinere Praxis könnte es aber durchaus sinnvoll einzusetzen sein. Wie das System zu nutzen ist, sollte aber innerhalb der Praxis abgesprochen werden (Nutzung Kategorien). Ob alle Mitarbeiter das System nutzen oder eine Person (Empfang) sich darum kümmert, muss man selbst festlegen. Das Programm Evolution ist hier als Synonym für Programme mit gleicher Funktionalität zu verstehen.
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vbuntv
(Themenstarter)
Anmeldungsdatum: 3. Mai 2022
Beiträge: 69
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ChickenLipsRfun2eat schrieb: Gar nichts ist wenig^^
Tut mir wirklich leid, ich hatte das total überlesen und deine Frage hier nur teilweise gelesen gehabt ChickenLipsRfun2eat schrieb: Welche Software [...] setzt du denn bisher ein?
Meine Aussage "bisher noch gar nichts" bezieht sich also darauf, dass ich bisher keine Studiosoftware einsetze. Mein Betriebssystem ist Ubuntu Jammy Jellyfish 22.04 mit üppiger Hardwareausstattung, also reichlich Performancereserven. ChickenLipsRfun2eat schrieb: Hast du denn bereits einen eigenen Server? Laufen da schon passende Dienste?
Ja. Ich habe einen GNU/Linux Debian Server am Laufen. Hoffe, dass nun die Frage von mir korrekt beantwortet ist xD ChickenLipsRfun2eat schrieb: Wenn du gerade anfängst, brauchst du ja nicht wirklich eine solche Software. Da reichen ja je nach Arbeitsweise kleine Helfer. Kalender, Kundenkartei, Notizen kannst du in der normalen Adressverwaltung ja schon abdecken. Aber es gibt natürlich auch andere Dienste.
Ich habe schon eine Collaboration-Suite am Laufen und notfalls kann ich damit schon das meiste abdecken. Sowie @hakel2022 und @shiro und @ChickenLipsRfun2eat bereits vorgeschlagen haben. Das nutze ich auch bisher, exakt so wie ihr es aufgelistet habt. Meine Idee war lediglich über den Tellerrand zu schauen, vielleicht gibt es ja branchenspezifische Softwarelösungen die das alles beinhalten und sogar noch mehr. Dabei dachte ich an Fakturierung, Rechnungserstellungen, Übersicht über Salden und Bilanz, Kassenabrechnung, etc. Wenn es also eine Softwaresuite geben sollte, die alles beinhaltet dann würde ich gerne so etwas ausprobieren wollen. Falls ich nichts finde, dann mache ich natürlich mit dem vorhandenen Kalender und Kontakte einfach weiter. ChickenLipsRfun2eat schrieb:
Schau mal unter ERP hier im Wiki. Fakturama könnte etwas für dich sein. Ok, mache ich. Danke für den Link. Auch das von dir empfohlene GNU Health oder Dolibarr schaue ich mir an. Generell gefragt: sollte ich nach ERP oder CRM schauen? Ich bin mir nicht sicher, was für mich passend wäre. Als CRM habe ich noch SugarCRM im Kopf, aber ich glaube das wäre alles sowas von oversized. Muss mich da wohl durch den Dschungel durchkämpfen ☺ Vielen Dank soweit an euch Alle !!!
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ChickenLipsRfun2eat
Anmeldungsdatum: 6. Dezember 2009
Beiträge: 12067
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vbuntv schrieb: Ok, mache ich. Danke für den Link. Auch das von dir empfohlene GNU Health oder Dolibarr schaue ich mir an. Generell gefragt: sollte ich nach ERP oder CRM schauen? Ich bin mir nicht sicher, was für mich passend wäre. Als CRM habe ich noch SugarCRM im Kopf, aber ich glaube das wäre alles sowas von oversized. Muss mich da wohl durch den Dschungel durchkämpfen ☺
Also für ein Ein-Mann-Startup würde ich mir eigentlich nur wenige Ziele die Software betreffend setzen:
nur Textdateien, PDF, PNG: Falls du später mal die Daten in ein DRM, CRM oder dergleichen importieren willst, könnte es sonst schwer werden die bestehenden Daten kompatibel zu machen eine lebende Workflow-Dokumentation, damit du genau abschätzen kannst, was du machst und eigentlich brauchst (z.B. übernahme von Adressen aus den Kontakten in eine automatische Rechnungserstellung, Zuordnung von Bildern zu Artikeln, Tagesablaufpläne, wiederkehrende Aufgaben, …) Möglichst einfache Helfer-Tools, die flexibel einsetzbar sind
Mal als Beispiel: Du nutzt jetzt Software X mit Datenbank und allem Pipapo und willst auf Y wechseln. Es gibt aber kein Migrations-Tool. Dann stehste blöd da und darfst das manuell machen, ein passendes sql-ex-und-import-tool schreiben oder wieder bei Null anfangen. Oder du willst in > 5 Jahren die Daten nach Z migrieren. Wenn diese nun in „blöden“ Formaten vorliegen, wird das fehleranfällig und du endest damit, alles manuell neu zu machen. Aus eigener Erfahrung kann ich dir sagen, das das nervtötend frustrierend ist 😉 Also alles lebendige in Textdateien (XML, Markdown, org-mode, …), Rechnungen, Statistiken/Auswertungen/Abrechnungen im PDF, etc. Abhängig von deinem Workflow könnte man dann Optimierungen finden und/oder alternative Software vorschlagen. Alles aus einer Hand ist natürlich super, aber du wirst beim Setup merken, das das eher für größere Unternehmen sinnvoll ist. Deine Hauptaufgabe ist ja nicht das Aufsetzen von ERP-Systemen 😉 Dolibar ist recht einfach aufzusetzen, da die Module simpel hinzugefügt werden können. Aber die Berechtigungen wollen gepflegt werden und die Firmenstruktur abgebildet. Das ist für eine Ein-Mann-Armee ein wenig zu viel Arbeits- und Pflegeaufwand. Das mit dem oversized wird dir fast überall begegnen. Ein Freund von mir ist bspw. selbständig mit 5-6 Teilzeitkräften und benutzt nach wie vor separate Software für Zeiterfassung, Banking, Rechnungserstellung, usw. (MA arbeiten über VPN, zwecks Zeiten/Dokumentation).
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vbuntv
(Themenstarter)
Anmeldungsdatum: 3. Mai 2022
Beiträge: 69
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Vielen lieben Dank für all die nützlichen und hilfreichen Tips und Empfehlungen. Ich werde das vermutlich so angehen wie du bereits geschrieben hast: mit vorhandener Infrastruktur anfangen und schrittweise skalieren, den Anforderungen nach einer gewissen Zeit und Erfahrung entsprechend. Lg
Mia
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hakel2022
Anmeldungsdatum: 21. Februar 2022
Beiträge: 2280
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Bei Mehrnutzerbetrieb macht "DB" Sinn und dafür braucht man einen Admin, dem man dann die Schuld geben kann. Dazu kosten branchenspezifische Lösungen immer viel viel Geld. Die Idee alle betrieblichen Vorgänge zentral zu verwalten -ERP- ist verlockend, aber auch erschreckend im Ernstfall.
schrittweise skalieren,
Das ist die richtige Einstellung! 👍 Stelle doch mal fest, was dich richtig nervt und Zeit kostet. Ich kenne größere (Handwerks)Betriebe, die einfach mit Excel Vorlagen Rechnungen generieren.
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ChickenLipsRfun2eat
Anmeldungsdatum: 6. Dezember 2009
Beiträge: 12067
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hakel2022 schrieb: …die einfach mit Excel Vorlagen Rechnungen generieren.
Ja, gibt es nicht nur im Handwerk. Da muss man aber höllischst aufpassen, da trotz diverser Blattschutzmaßnahmen und Anleitungen die Nutzer immer wieder einen Weg finden Matrixformeln zu zerschießen. Von Excel als Datenbankersatz rate ich daher unbedingt ab. Zumal Excel keine gute Exportfunktion besitzt, um die Daten weiterzuverwenden und die Formeln nicht übertragbar sind (änder mal die Sprache auf einem Rechner^^) vbuntv schrieb: …schrittweise skalieren…
👍 Das aus meiner Sicht wichtige ist zunächst mal den Arbeitsablauf mitzuschreiben. Da findest du schon viele Möglichkeiten zur Optimierung. Dann kannst du gezielt nach festen Routinen gucken. Diese lassen sich in den meisten Fällen recht einfach Automatisieren. Feste Routine ist dabei auch „Einmal im Jahr bei Vollmond im Herbst den Mond anheulen“. Dem Computer isses egal ob das alle Sekunde, Minute oder Schaltjahr vorkommt, so lange es eine Regelmäßigkeit gibt. Viel Erfolg!
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hakel2022
Anmeldungsdatum: 21. Februar 2022
Beiträge: 2280
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Excel
Das ist sicher keine Empfehlung von mir, fand ich nur ziemlich "lustig".
die Nutzer
Sobald "Sachbearbeiter" (Plural) im Spiel sind, ist der Spaß mit "Dateiebene" zu Ende. 🤣
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Bournless
Anmeldungsdatum: 4. Mai 2019
Beiträge: 915
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@vbuntv
Stichwort: Kassenabrechnung - ein vorsorglicher Hinweis! Falls Du dich für eine Software-Lösung entscheidest, die automatisch auch eine Kassenfunktion mit Bondruck bietet, muss sie auch TSE konform sein - egal ob Du die Kassenfunktion der Software-Lösung nutzt oder nicht.
Ansonsten wird bei einem "öffentlich zugänglichen Gewerbebetrieb" mindestens eine TSE konforme Registrierkasse vorausgesetzt.
Im Zweifel deinen Steuerberater befragen.
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vbuntv
(Themenstarter)
Anmeldungsdatum: 3. Mai 2022
Beiträge: 69
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Danke euch allen für den regen input, den ich zu beherzigen versuche. Lg
Mia
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E6500Kubuntu
Anmeldungsdatum: 21. Februar 2013
Beiträge: 732
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vbuntv schrieb: Betriebssystem ist Ubuntu Jammy Jellyfish 22.04
Einsortiert hast Du Deinen Beitrag unter 20.04, was ist richtig? vbuntv schrieb: Übersicht über Salden und Bilanz
Bist Du sicher, dass Du das brauchst? Machst Du eine G+V? Oder doch nur eine EÜR? vbuntv schrieb: Generell gefragt: sollte ich nach ERP oder CRM schauen?
Das eine hat mit dem anderen nichts zu tun. Ein ERP ist ein Warenwirtschaftssystem (Enterprise Resource Planning), ein CRM ist eine Kontakt- und Kundenverwaltung (Customer Relation Management).
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